Las reuniones de Trabajo son un arma de doble filo. Dependiendo de cómo se realicen, pueden ayudar a agilizar y mejorar el rendimiento o convertirse en una gran pérdida de tiempo. En este post, vamos a darte consejos de cómo conseguir reuniones de trabajo efectivas.
Limitar el tiempo de la reunión.
Muchas veces conocemos el inicio de una reunión, pero no sabemos cuánto durará. Es fundamental marcar un tiempo limitado para la reunión. ¿Y cuál es este? Dependerá siempre de los puntos a tratar y su necesidad, pero según los expertos el tiempo máximo tendría que ser de 50 minutos. Los fieles enamorados de la técnica del Pomodoro recomiendan una duración tope de 25 minutos. Esta última cantidad, requiere puntualidad y urgencia en concretar (evitando así evadirse, dar vueltas a temas sin sentido, llenar el tiempo hasta la hora propuesta, etc).
Limitar las personas invitadas a la reunión.
Las personas que acudan a la reunión han de ser las justas y necesarias para llegar al objetivo de la reunión. Se suele recomendar no exceder los/las 7 miembros. Ten en cuenta que a mayor número de convocados/as, menor será la productividad.
Tener los objetivos claros
Los objetivos y motivos de una reunión han de conocerse antes de esta. Nadie puede acudir a ella sin previamente saber de qué va a tratar y sin su preparación previa. La clave para conseguir reuniones de trabajo efectivas es acudir a ellas con los deberes hechos.
Vamos a reunirnos para decidir, no para divagar.
Orden del día
Se ha de redactar previamente un orden del día y así tener la reunión organizada. Si sale otro tema a hablar, se pospondrá para otra reunión (a no ser que sea de carácter urgente, que no tendría que serlo si no se ha planteado hacer reunión de ello antes).
Previo correo electrónico sobre la reunión
Este correo lo han de recibir las personas convocadas. También pueden recibirlo (si se ve adecuado) las personas implicadas y, así que sean conscientes del tema que se va a tratar.
El correo llevará la información de la convocatoria, el orden del día y la petición de la preparación previa de las intervenciones.
Puntualidad
Hemos de tener en cuenta que nuestro tiempo es igual de importante que el del resto. Una mala gestión de mi tiempo afecta a los/las demás componentes de la reunión. Para conseguir reuniones de trabajo efectivas hemos de comprometernos con los tiempos.
Hacerla de pie
La técnica de hacer las reuniones de pie se está usando cada vez más, ya que ayuda a centrarse y concretar. No hay comodidad por lo que la interacción tampoco lo es. Se agiliza.
Finalizar con conclusiones
Hay que terminar la reunión resumiendo lo hablado, concretando las decisiones y teniendo claras las tareas que ha de hacer cada miembro.
Desde Creantum, esperamos que te haya servido este post para conseguir reuniones de trabajo efectivas.